USTA Management
Новости и статьи

Как подготовить отель к групповому заезду?

Обслужить большое количество гостей единовременно и на таком же высоком уровне сервиса, как индивидуальных, без предварительной подготовки, наверное, практически невозможно. Поэтому ниже мы выделили несколько важных пунктов, с которыми мы работаем:

1.Самое первое и важное, что стоит сделать отелю - максимально узнать всю информацию в деталях о предстоящем размещении – пофамильный список с пожеланиями к размещению (кто с кем проживает в номере с учетом пола м/ж, тренер отдельно или с детьми, обязательно возраст детей), согласовать точное время, меню и место для питания, точное время заезда и выезда группы, тип оплаты и др.
Важно! Питание детских групп должно полностью соответствовать требованиям Роспотребнадзора, даже если заказчик просит другие условия.

2.Если есть возможность заранее запросить паспортные данные всех гостей у организаторов – идеально! Это значительно сократит время заселения.

3.Уточните у организаторов, что может еще понадобиться – например, спортсменам зал для тренировок, комната для сушения одежды или взвешивания, большая багажная комната для хранения формы или сумок, парковка для большого автобуса – это лучше предусмотреть заранее.

4.Напомнить организаторам, что для заселения требуются обязательно оригиналы паспорта или свидетельства о рождении на каждого, а не просто список.

5.Следует заранее уведомить все службы отеля об особенностях группы, подготовить контактный лист, чтобы была возможность заранее заказать продукты, вывести необходимый штат на смену в соответствии с загрузкой.

6.Подготовить номерной фонд к заезду – например, стараться разместить группу на одном этаже, заранее присвоить номера и учесть доп.места, у «детских» номеров снять ручки с окон, убрать алкоголь из минибаров, колюще-режущие предметы (швейные наборы, штопор).

7.В качестве комплимента можно приготовить для заселения группы welcome drink, а также разместить информацию о питании, трансферах и других особенностях группы в номерах на визит-листах или на ресепшн в table tent.

8.Если группа большая, для быстрого заезда можно вывести на смену на ресепшн отдельного сотрудника или несколько (например, если предстоит с каждого гостя брать отдельную оплату).

9.Если есть сопровождающий группы – идеально! Обязательно на ресепшн должен быть его контактный телефон.

10.Подготовка ресепшн к заезду - заранее распечатать все регистрационные карты и закодировать ключи, подготовить много ручек.

11.При заезде можно собрать большую группу отдельно в лобби (чтобы другие индивидуальные гости могли без препятствий и ожиданий подойти ко второму администратору) и рассказать всем одновременно основную информацию об отеле и услугах.

12.С разрешения гостей / сопровождающего можно попросить оставить паспорта на время на ресепшн для копий, потом вернуть (желательно одному сопровождающему по фамильному списку).

13.Подготовка к выезду – уточнить время выезда заранее, вывести в смену необходимый штат, распечатать все отчетные документы, проверить наличие незакрытых счетов.